Bogor, aspirasipublik.com – Program Studi Doktor Administrasi Publik Universitas Terbuka kembali melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Skema Nasional – Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM). Oleh: Tim Prodi DAP (Susanti – F. Ratih Wulandari – Faizal Madya – Ivan Budi Susetyo – Sofjan Aripin)
Kegiatan ini merupakan wujud komitmen Universitas Terbuka (UT) untuk memberikan fokus perhatian bahwa peningkatan dan pengembangan kapasitas SDM dapat menjadi faktor penggerak desa untuk melakukan inovasi, transformasi, dan mampu bersaing di kancah arus globalisasi yang masif. PkM ini sepenuhnya dibiayai oleh UT melalui kemitraan yang sudah dirintis antara Program Studi Doktor Administrasi Publik (Prodi DAP) UT sejak tahun 2019. Bahkan mulai tahun 2025, Desa Waru ini menjadi desa binaan Sekolah Pascasarjana Universitas Terbuka. Salah satu topik pengembangan kapasitas SDM di tahun 2026 ini mengambil topik tentang “Komunikasi Organisasi yang Efektif untuk Mendukung Sosialisasi Kebijakan Pemerintahan Desa Waru Kecamatan Parung Kabupaten Bogor”. Kegiatan yang berlangsung di Aula Desa Waru ini dihadiri oleh aparat desa dan staf, ketua RW, perwakilan dari ketua RT, karang taruna, PKK, LPM, Bumdes yang berjumlah sekitar 50 orang dan lima orang dari Dosen Prodi DAP UT.
Dalam arahan yang dilanjutkan oleh pembukaan acara oleh Sekdes Desa Waru Bapak Syamsudin ditandaskan bahwa kemitraan Desa Waru dengan Prodi DAP ini sudah berjalan selama 7 (tujuh) tahun, bahkan sebelum Beliau menjadi Sekdes. Banyak sekali manfaat kegiatan yang dirasakan desa, misalnya: arsip desa yang tertata secara rapi, perubahan mindset aparat dalam layanan publik baik secara verbal maupun nonverbal. Selanjutnya dari Prodi DAP yang diwakili Ketua Tim PkM Prof. Dr. Susanti, M.Si. yang dalam sambutannya mengucapkan terimakasih atas kemitraan yang sudah terjalin dan berharap kemitraan terus berlanjut agar dapat menuntun desa menghasilkan inovasi-inovasi baru dalam layanan publik dan tata kelola pemerintah Desa Waru. Kegiatan ini juga dibuka dengan menyanyikan bersama Lagu Kebangsaan RI ‘Indonesia Raya’ oleh semua beserta dan Doa Pembuka yang dipandu oleh MC. Dr. Faizal Madya, M.Si. Setelah acara pembukaan, disaksikan para peserta diserahkan secara simbolis hibah dari Tim PkM kepada Desa, dan penyerahan draft buku saku terkait topik PkM dari Tim PkM untuk diberikan masukan oleh Desa. Selanjutnya, kegiatan diisi dengan pendampingan terkait topik kegiatan PkM.
Topik ‘Komunikasi Organisasi yang Efektif untuk Mendukung Sosialisasi Kebijakan Pemerintahan Desa Waru Kecamatan Parung Kabupaten Bogor’ menjadi meanrik mengingat komunikasi merupakan salah satu bentuk interaksi antara pemerintah dan warga yang dilayani, sehingga pemerintah atau pihak yang memberikan pelayanan wajib sudah memahami product knowledge dari tugas dan fungsinya meskipun di antara peserta tidak mempunyai kantor resmi sebagaimana aparat desa. Untuk itu pada pendampingan dengan topik di atas dibagi dalam beberapa sesi. Sesi Pertama terkait tema Layanan Prima dan Manajemen Front Office yang disampaikan oleh Prof. Dr. Susanti, M.Si. Pada tema ini disampaikan bahwa layanan prima tidak berarti aparat harus mengikuti kemauan customer atau warga sebagai pihak yang dilayani, tetapi memberikan layanan yang dijanjikan secara konsisten, tepat, dan manusiawi. Layanan prima dimulai dari orang yang melayani, sehingga harus didukung oleh petugas yang profesional dan menguasai product knowledge-nya. Oleh karena itu petugas bukan hanya dibekali sikap, tetapi juga keterampilan dan pengetahuan. Selanjutnya terkait keterampilan layanan prima, ada beberapa keterampilan yang disimulasikan. Seperti: keterampilan berkomunikasi dan pendengar yang aktif; bagaimana membangun empati dan pemahaman petugas, memberikan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, melatih kesabaran dan toleransi, dan bagaimana petugas mengelola waktu dalam memberikan layanan. Selain itu, peserta juga diajarkan terkait cara berkomunikasi dan berinteraksi via telephon, Email dan atau komunikasi tertulis, komunikasi secara bertatap muka langsung, dan penggunaan sosial media. Dewasa ini dengan kemajuan teknologi informasi, maka layanan publik tidak berhenti di loket. Respon organisasi di kanal digital juga menjadi representasi organisasi, Oleh karena itu organisasi tidak mungkin menghindari kerja sama dan kolaborasi, pentingnya saling menghargai, keterbukaan, tujuan organisasi, serta berbagi tacit knowledge, SOP, strategi, dan tips and tricks. Ingatlah bahwa “Warga tidak mengenal struktur organisasi kita. Warga hanya mengenal satu hal: apakah masalahnya selesai atau tidak.” Oleh karena itu materi selanjutnya juga membahas terkait manajemen front office. Manajemen front office adalah pengelolaan yang merepresentasikan layanan prima dan nantinya akan berhadapan langsung dengan para pelanggan (publik yang dilayani), titik pertama interaksi yang bertujuan membantu office (kantor desa) mendapatkan citra terbaik di mata publik yang dilayani. KEberadaan front office memerlukan dukungan dari back office.Front office ini dapat dianalogikan receptionist yang tugas utamanya berkaitan dengan warga yang dilayani, sehingga harus dibekali dengan product knowledge dan standarnya, professionalisme, dan menerapkan budaya 5S (senyum, salam, sapa, sopan, dan santun) sebagai bagian dari pelayanan prima.
Selanjutnya Sesi Kedua terkait tema ‘Public Speaking Rangka Komunikasi Organisasional Efektif” yang disampaikan oleh Dr. F. Ratih Wulandasi, S.IP., M.Si. Public speaking adalah seni memidahkan pemahaman dari pikiran kita ke pikiran customer/audiens secara utuh, jujur, dan menggerakkan. Dengan demikian public speaking bukan sekadar bicara, tetapi memindahkan pemahaman. Oleh karena itu dalam menyampaikan pesan harus jelas, tersusun dan terstruktur, ada rasa kepercayaan diri, dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami warga. Di lapangan, ada lima (5) tantangan komunikasi, yaitu: demam panggung/grogi, pesan melompat-lompat dan tidak sistematis, bahasanya terlalu formal, minim kontak mata, dan takut dengan sesi tanya jawab. Komunikasi di desa ini merupakan bagian krusial, sehingga dari sisi perspektif pemimpin, public speaking bukan sekadar pandai berbicara, tetapi bagaimana membangun pemahaman bersama dan menggerakkan tindakan nyata. Ada tiga (3) kunci sukses kominikasi berpengaruh, yaitu: pesan jelas dan terstruktur, disampaikan secara meyakinkan, dan fokus pada audiens. Intinya dengan komunikasi maka ada upaya mendekatkan jarak dengan warga. Untuk itu, ada empat (4) pilar) eksekusi public speaking yang perlu diaplikasikan, yaitu: perlu persiapan, susun struktur pesan dengan menjaga alurnya, sampaikan dengan meyakinkan, dan jaga interaksi (keterlibatan) dengan audiens. Untuk itu setiap pesan yang disampaikan harus terdiri atas tiga bagian, yaitu: Pembukaan – Isi Pesan (Substnasi) – Penutup, dan semuanya ini diikuti dengan harmonisasi suara dan bahasa tubuh.
Sesi Ketiga, Diskusi – Simulasi – Tanya Jawab. Peserta dibagi dalam empat kelompok dan tiap kelompok beranggotakan 10 peserta untuk mendiskusikan kertas kerja yang berisi empat pertanyaan dan melakukan simulasi dalam waktu 15 menit. Selanjutnya tiap kelompok menyampaikan hasil diskusinya ke depan kelas. Diskusi, simulasi, dan tanya jawab ini dipandu oleh Dr. Faizal Madya, M.Si. dan Dr. Ivan Budi Susetyo, M.Si. Sebagai penutup sesi ini, diberikan kesimpulan dan penguatan materi oleh Ketua Tim PkM bahwa kegiatan tidak berhenti disini, yang utama adalah diimplementasikan oleh para peserta dalam memberikan layanan dan diseminasikan kepada anggota organisasinya dan cinderamata pada empat peserta yang aktif dalam diskusi dan simulasi.
Kegiatan yang diawali pada Pukul 09.00 WIB ini berakhir pada Pukul 13.30 WIB dan ditutup oleh Bapak Sekdes Syamsudin. Di akhir kegiatan, ditutup dengan foto bersama para peserta. Berikut disertakan pula dokumentasi kegiatan PkM oleh Tim Prodi DAP UT di Desa Waru, Kecamatan Parung, Kabupaten Bogor pada hari Kamis, 20 Agustus 2026.
